A apresentação do primeiro processo de compra eletrônico realizado pela Fiocruz marcou o 7º Fórum Arquivos e Arquivos, promovido pela Casa de Oswaldo Cruz (COC) nesta quarta-feira, 29 de outubro. O procedimento foi feito por meio do Siga-Doc, sistema de gerenciamento de documentos administrativos desenvolvido pela Justiça Federal do Rio de Janeiro, cedido à Fundação por meio de um acordo de cooperação.
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“Essa é uma ferramenta muito importante para abandonarmos a tramitação física, que nos gera problemas como a existência de documentos não padronizados e uma quantidade excessiva de papel”, afirmou a vice-diretora de Gestão e Desenvolvimento Institucional da COC, Nercilene Santos Silva. Durante o evento, ela mostrou adaptações feitas no sistema, que a Fiocruz pretende utilizar.
Na abertura do fórum, o diretor da COC, Paulo Elian defendeu a importância do fortalecimento de experiências bem-sucedidas em gestão eletrônica de documentos digitais, e o seu consequente aprimoramento. Para ele, a questão da gestão e da preservação de documentos digitais merece lugar especial em uma política nacional de arquivos.
No encontro, a diretora da Secretaria Geral da Justiça Federal do Rio de Janeiro, Patricia Longhi, demonstrou como funciona o Siga-Doc, juntamente com o analista judiciário Renato Crivano, responsável pelo desenvolvimento e manutenção da plataforma. O sistema, um software livre de código aberto, foi projetado por servidores do órgão, onde vem sendo utilizado desde 2007. “O sistema foi criado para atender a área de gestão documental”, afirmou Patrícia. Atualmente, a Justiça Federal do Rio já tem mais de 1,5 milhão de documentos no Siga-Doc.
Já a chefe da Seção de Arquivologia do Centro de Documentação da Aeronáutica, Karina Veras Praxedes, falou sobre o Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos da Aeronáutica, o Sigadaer, que começou a ser desenvolvido em 2007. A ideia era buscar uma solução tecnológica que substituísse os diversos softwares utilizados na instituição com o mesmo fim. Segundo ela, a equipe que está desenvolvendo o sistema é multidisciplinar: envolve analistas de sistema, intendentes, aviadores, arquivistas, entre outros profissionais.
Karina ressaltou a importância de planejamento na área de gestão e preservação de documentos. “Por serem atividades contínuas, gestão e preservação exigem planejamento, que, por sua, vez requer alocação de recursos. É preciso que haja uma conscientização para que a administração [das instituições] reconheça essa necessidade”, declarou.
O evento teve ainda a participação de Carlos Ditadi, da Coordenação de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional, membro da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). Ele falou sobre os desafios atuais da gestão eletrônica de documentos digitais e discutiu novas soluções encontradas para o gerenciamento desse tipo de arquivo, como o chamado “cloud computing”. “É uma ampla gama de serviços e infraestruturas distribuídos por uma rede – a internet – que são escaláveis sob demanda e que são desenhados para apoiar o gerenciamento de grandes volumes de material digital”, explicou.
