A Fundação Oswaldo Cruz finalizou a atualização do Código de Classificação e a consolidação da Tabela de Temporalidade e Destinação dos Documentos de Arquivo relativos às suas atividades finalísticas. Os novos instrumentos técnicos de gestão de documentos da Fiocruz foram aprovados pela portaria n° 328, de 08/11/2018 do Arquivo Nacional publicada no Diário Oficial da União (DOU) em 12 de novembro de 2018.
No prazo de vinte e quatro meses, a Fundação fica obrigada a elaborar relatório com a análise do impacto da utilização dos seus instrumentos de gestão de documentos, apontando as necessidades de alteração ou complementação.
O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade são instrumentos que refletem as funções e atividades de um órgão ou entidade, utilizados para classificar, avaliar e definir a destinação final de todos os documentos, produzidos ou recebidos por uma instituição. O novo código da Fiocruz substitui o Código de Classificação de Documentos de 2007 e traz como novidade a inédita tabela de temporalidade.
De acordo com Renata Lourenço, arquivista do Serviço de Gestão de Documentos da Casa de Oswaldo Cruz (COC/Fiocruz), que atualmente preside a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Arquivísticos da Fiocruz, a tabela de temporalidade vem sendo construída coletivamente desde 2010, junto com a proposta de revisão e ampliação do código de 2007.
“O objetivo do código é classificar todos os documentos produzidos dentro da instituição. Para construir a tabela de temporalidade, nós sentimos a necessidade de rever o código, incluindo novas atividades”, afirma Renata Lourenço.
Os novos documentos de gestão são de cumprimento obrigatório para todas as unidades da Fiocruz, que mantém em permanente funcionamento o Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (Sigda) coordenado pelo Departamento de Arquivo e Documentação (DAD) da Casa de Oswaldo Cruz. Criado em 2009, o Sigda tem como objetivos institucionais assegurar de forma eficiente a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos gerados pela Fiocruz e o estabelecimento de políticas e processos de gestão arquivística, condição necessária para a adequada formação e uso do patrimônio documental.
Chefe do Serviço de Gestão de Documentos da Casa de Oswaldo Cruz e coordenadora do Sigda, Maria da Conceição Castro explica que a unidade é a mentora do sistema e a responsável pelo apoio, assessoria e treinamento para a implementação e a manutenção dos instrumentos. "A portaria de criação do Sigda é de 2009, mas já existiam ações dessa natureza na Fundação desde a criação da Casa de Oswaldo Cruz, em 1986. A Fiocruz é uma instituição complexa, com atividades finalísticas muito variadas. A consolidação do novo código e da tabela de temporalidade fecha um ciclo, serão a base para o avanço da implementação da gestão. Como se trata de instrumentos dinâmicos, eles podem e devem sofrer alterações periodicamente”, informa Conceição.
Confira aqui todos os documentos de referência do Sigda.
