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José Mauro, ao lado de Erica (esquerda) e Mary: atividades dos profissionais |
Os desafios da adoção de sistemas de prontuário eletrônico pelos hospitais estiveram no centro das discussões do Encontro de Arquivos de Instituições de Saúde na última sexta-feira, 12/4, durante o I Simpósio Nacional sobre Gestão, Preservação e Acesso aos Documentos Arquivísticos, realizado pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), no Rio. O debate foi mediado por José Mauro Conceição Pinto, do Serviço de Gestão de Documentos da Casa de Oswaldo Cruz (COC) e Presidente da Câmara Setorial de Arquivos de Instituições de Saúde (CSAIS).
Ele fez uma apresentação do Curso de Atualização e Gestão de Documentos em Instituições de Saúde, que formou a primeira turma de 23 profissionais. Promovido pela COC, com o apoio da vice-presidência de Ambiente, Atenção e Promoção da Saúde da Fiocruz e do Departamento de Gestão Hospitalar do Ministério da Saúde, o curso tem por objetivo atualizar os profissionais que atuam nos serviços arquivísticos, de documentação médica e/ou nos setores de apoio à atenção à saúde, na organização e na gestão de arquivos e documentos nas instituições de saúde.
“Com o curso, queríamos fazer com que o profissional do arquivo médico se encontrasse com o do administrativo e que um pudesse compreender como o seu trabalho se complementa com o do outro no dia a dia da instituição de saúde”, afirmou José Mauro.
Composta por profissionais de diversas áreas, como médicos, enfermeiros e arquivistas, a turma reuniu quadros da própria Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz) e de hospitais federais do Rio. O trabalho de conclusão teve um objetivo bastante prático: cada aluno fez um diagnóstico de uma área da instituição em que atuava e propôs soluções para os problemas identificados.
A gestão de documentos e a acreditação dos serviços em instituições de saúde: um diálogo possível
A importância da interação entre os diversos profissionais que lidam diariamente com os prontuários e outros documentos de uma instituição de saúde também foi ressaltada por Carlos Alberto Costa, da Escola Nacional de Saúde Pública Sergio Arouca (Ensp). “Muita gente acha que a gestão documental cabe apenas ao arquivo médico e essa não é a realidade em nenhuma instituição de saúde”, afirmou.
Costa falou sobre os processos implementados no Centro de Saúde Escola Germano Sinval Faria para obtenção da acreditação internacional e sua experiência com prontuário eletrônico. Segundo ele, uma boa gestão arquivística é importante para que uma instituição de saúde receba esse tipo de certificado que atesta a qualidade do atendimento ao público.
“A contribuição da gestão de documentos é fundamental, pois assegura que todos os registros de informação sejam gerenciados de modo a garantir a sua integridade, confidencialidade e rastreabilidade, desde a sua produção até a sua guarda permanente ou eliminação”, declarou.
As dificuldades e os benefícios da adoção de um sistema de prontuário eletrônico no Instituto de Pesquisa Clínica Evandro Chagas (Ipec) pautaram as apresentações de Erica Lopes e Mary Lucy Pinto. Um dos desafios enfrentados foi assegurar que profissionais que atuavam há décadas utilizando apenas o papel fizessem uma transição adequada para o meio digital. “Os médicos tiveram de trocar a caneta pelo teclado e esse processo foi muito difícil (…) Alguns profissionais não tinham tempo para fazer o treinamento”, contou Mary.
Embora a mudança não tenha sido fácil, os médicos conseguiram se adaptar aos novos processos: segundo ela, muitos relataram que não se veem voltando a usar prontuário de papel. “(Com o prontuário eletrônico), o médico tem como ver se o paciente passou na farmácia e pegou o medicamento. Isso é importante pois mostra a adesão ao tratamento”, afirmou Mary.
Em sua exposição, Sergio Munck, da Escola Politécnica de Saúde Joaquim Venâncio (EPSJV) fez um breve histórico da definição de prontuário no Brasil e ressaltou também a necessidade de aproximação entre os profissionais da área médica e aqueles que atuam nos arquivos para discutir a gestão de documentos em instituições de saúde. Para ele, o diálogo entre as partes foi restrito nos últimos anos, o que não colaborou para a produção de documentos que possibilitassem uma melhor orientação às instituições de saúde nesse campo.
Atualmente, porém, Munck disse ver espaço para o debate e citou temas que devem ser discutidos pela CSAIS juntamente com conselhos de medicina: a ausência de gestão de documentos nas instituições de saúde; a terceirização da guarda de acervos arquivísticos; e a indefinição sobre a destinação de prontuários de pacientes.
