COC assina acordo para fornecer a Base Arch – seu sistema de descrição de arquivos – a Funarte, Marinha e Museu do Índio. Ferramenta dará mais visibilidade aos acervos
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Hoje, estão disponíveis na Base Arch 105 fundos e cerca de 10 mil registros, incluindo itens e dossiês. Foto: Glauber Gonçalves |
Um banco de dados para organização de arquivos, que foi adaptado aos padrões brasileiros de forma pioneira pela Casa de Oswaldo Cruz (COC), vai ajudar a trazer à luz a existência de documentos de relevância nacional e internacional mantidos por diversas instituições do País. Por meio da assinatura de uma série de acordos de cooperação, a Casa vai fornecer essa ferramenta – a Base Arch, desenvolvida com base em software livre – à Marinha do Brasil, à Fundação Nacional de Artes (Funarte) e ao Museu do Índio para que essas instituições descrevam seus acervos e torne a consulta a eles disponível via Internet.
A Base Arch foi lançada em junho de 2010 com o objetivo de ampliar o acesso ao acervo da COC. O sistema foi desenvolvido por profissionais de arquivo e de tecnologia da informação da Casa a partir do ICA-AtoM – um software gratuito de descrição de arquivos baseado nos padrões estabelecidos pelo Conselho Internacional de Arquivos. A ideia era atender às necessidades específicas da descrição desse tipo de acervo.
"A Casa se transformou em uma referência de banco de dados nacional e internacionalmente, citada como exemplo de utilização do sistema do ICA-AtoM", comenta a chefe do Departamento de Arquivo e Documentação da COC, Maria da Conceição Castro. Ela ressalta que a assinatura dos três primeiros acordos de cooperação representa o primeiro passo para um projeto maior: formar a primeira rede de arquivos do País. Com a adesão de outras instituições à Base Arch, o objetivo é que, futuramente, seja possível fazer pesquisas em diversos acervos em um único ambiente virtual que os integre.
Um dos primeiros conjuntos de documentos que ganhará maior visibilidade com a assinatura do convênio são arquivos referentes a um dos episódios mais importantes da História do País: a Guerra do Paraguai. Entre os itens pertencentes à Marinha do Brasil que preservam a memória do maior conflito bélico da América do Sul estão documentos referentes aos navios utilizados na batalha e ao planejamento das ações empreendidas. Com uma esquadra composta por 45 embarcações, a Marinha brasileira teve atuação preponderante para a vitória da Tríplice Aliança (Brasil, Argentina e Uruguai) na guerra.
"O principal benefício de adotar a Base Arch é adequar-se à padronização internacional de descrição de acervos. Quando se adotam esses padrões, consegue-se cooperar com instituições congêneres no Brasil e no mundo todo, pois torna-se possível o intercâmbio de documentos", explica a chefe do Departamento de Arquivo e Biblioteca da Marinha, Claudia Drumond, responsável por um acervo composto por sete quilômetros de documentos, o equivalente a mais da metade da ponte Rio-Niterói.
Além da Marinha, da Funarte e do Museu do Índio, a COC se prepara para levar a Base Arch para a Universidade Federal do Rio de Janeiro (URFJ) e o Tribunal Regional Federal (TRF) da 2ª Região (Rio de Janeiro e Espírito Santo). Também há conversas com instituições federais do Legislativo e do Judiciário interessadas em implantar a Base Arch.
Pelos acordos de cooperação já firmados, profissionais da Casa darão treinamento às instituições parcerias e suporte durante os três primeiros meses de implementação do sistema. Para dar apoio contínuo aos cooperados, também foi criado um blog com instruções técnicas passo a passo, partindo da instalação.
Para o vice-diretor de Pesquisa, Educação e Divulgação Científica da COC, Paulo Elian, a utilização da Base Arch para disseminação de acervos arquivísticos fortalece o movimento empreendido pelas instituições públicas para tornar disponíveis aos cidadãos as informações que produzem e conservam. "Existe um princípio em comum entre a Lei de Acesso à Informação e a base de dados de documentos históricos, que é a de que a informação produzida e acumulada pelas instituições públicas deve ser um bem público, portanto disponível à sociedade", afirma.
Desenvolvida a partir de parceria com o Centro Latino-Americano e do Caribe de Informação em Ciências da Saúde (Bireme/Opas), por meio de convênio com a Associação Brasileira de Pós-Graduação em Saúde Coletiva (Abrasco), a Base Arch foi sendo aperfeiçoada e personalizada ao longo dos três anos de utilização pela Casa para atender às necessidades da descrição e consulta de acervos aquivísticos.
O primeiro trabalho da equipe da COC foi traduzir o sistema ICA-AtoM para o Português do Brasil. Ao longo do tempo, adaptações complexas foram feitas. Uma importante modificação foi a criação de uma ferramenta de geração de inventários, explica a analista de sistemas do Serviço de Tecnologias da Informação (STI) da COC Carolina Sacramento, que trabalhou no projeto desde o início. "Quando você visualiza a série Correspondências do Fundo Oswaldo Cruz, por exemplo, é possível gerar um arquivo em formato PDF ou XLS com tudo que está abaixo desse nível: subséries, dossiês e itens. E isso pode ser impresso", diz. Também foram feitos ajustes na interface do sistema para torná-lo mais amigável aos usuários.
Todo esse trabalho chamou a atenção de outras instituições que buscavam uma ferramenta gratuita e capaz de atender suas especificidades. "A forma que a Base Arch funciona, dentro da demanda da área da arquivologia, com a organização hierarquizada, é a mais indicada. O fato do sistema ser gratuito também é um fator considerável, pois todas as instituições públicas são orientadas a seguir a tendência de procurar softwares livres e de código aberto", avalia a coordenadora do Centro de Documentação e Informação (Cedoc), da Funarte, Denise Portugal.
Nessa nova fase em que a Base Arch está sendo levada para fora dos limites da Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz), a COC se vê ao mesmo tempo diante de um novo desafio e de uma oportunidade. Com os acordos firmados, a Casa passa a ter parceiros para aperfeiçoar ainda mais a ferramenta que desenvolveu. "Essa rede tem grande potencial para ser bem sucedida, inclusive no aspecto do aperfeiçoamento do próprio sistema, para torná-lo mais dinâmico e mais interessante ao público em geral, desde pesquisadores especializados até o público mais amplo", ressalta Paulo Elian.
O acervo da COC na Base Arch
No acervo da COC, disponível para consulta na Base Arch via internet, destacam-se dois conjuntos documentais reconhecidos como patrimônio da humanidade pelo Comitê Nacional do Programa Memória do Mundo, da Unesco, em 2007 e 2008: o Fundo Oswaldo Cruz e o Fundo Carlos Chagas, respectivamente. Hoje, estão disponíveis na Base Arch 105 fundos e cerca de 10 mil registros, incluindo itens e dossiês. Além disso, 1.524 documentos já foram digitalizados. Atualmente, imagens do Fundo Oswaldo Cruz estão sendo formatadas para, nos próximos meses, entrar no sistema.
